Agent(e) de soutien administratif classe principale [Canada]

 

Titre d'emploi :

Agent(e) de soutien administratif classe principale

Numéro de référence :

C-23-05-6323

Catégorie d'emploi :

Soutien administratif

Direction :

Direction des études

Service :

Direction adjointe des études aux programmes et à l'encadrement scolaire

Nom du supérieur immédiat :

Isabelle Delage

Entrée en fonction prévue :

Un cégep ouvert d'esprit

Le cégep du Vieux Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

Description :

NATURE DU TRAVAIL
Sous la responsabilité de la gestionnaire administrative à l’Encadrement scolaire et de la formation continue, le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination des travaux administratifs liés à l’admission, au recrutement et au soutien des aides pédagogiques individuelles. Elle peut être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Collabore à la préparation de l'échéancier des travaux de son secteur et est responsable de faire respecter l’échéancier auprès des personnes concernées.
• A la responsabilité des opérations liées à l’admission au SRAM pour la formation régulière, la formation continue et la formation aux entreprises.
• S’assure que toutes les transactions en lien avec l’admission, les transferts de dossiers inter cégeps, les changements de programme, les annulations et les interruptions de session sont correctement effectuées.
• Reçoit, prépare, achemine et effectue le suivi des demandes des commandites externes virtuelles.
• Assure la mise en page et la mise à jour des documents physiques et électroniques (document inscription des nouveaux, lettres et documents Clara, suivi de la mise à jour du site internet, etc.).
• S’occupe de l’organisation des tests de classement pour étudiants allophones et des tests de dessin pour les admissions.
• S’assure du traitement adéquat des dossiers des élèves dans le cadre de l’opération de rendement scolaire.
• Assure le suivi des dossiers des étudiants avec Emploi-Québec
• Collabore aux calendriers des opérations et des différents rappels aux étudiants.
• Compile différentes statistiques, dresse des tableaux, des graphiques et prépare des rapports relatifs à son secteur d’activités.
• Examine, enregistre et classe les documents relatifs à la gestion de la division.
• Participe et collabore aux opérations courantes, selon les besoins et les priorités du Service de l’encadrement scolaire et de la formation continue.
• Effectue la correspondance courante.
• Initie au travail les nouvelles personnes, voit à la distribution des tâches et donne son avis sur la qualité des travaux effectués.
• Formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d'améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable.
• Utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six (6) années d'expérience pertinente en lien avec ce poste.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

• Connaître les logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Outlook, etc.);
• Bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.

Tests requis :

Le Collège se réserve le droit de faire passer un test de français écrit, de traitement de texte et d’Excel aux personnes candidates.

Statut de l'emploi :

Remplacement temps complet

Durée de l'emploi prévue :

Indéterminée ou jusqu’au retour de la titulaire absente (retour prévu le 22 avril 2024).

Lieu de travail :

Cégep du Vieux Montréal, 255, rue Ontario Est, Montréal, H2X 1X6

Horaire de travail :

Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30. Possibilité de faire du télétravail 2 jours / semaine

Date début de l'affichage :

2023-05-18

Date et heure de fin de l'affichage externe :

2023-05-24 17:00

Échelle salariale :

23,12 $ à 28,31 $

Nom du titulaire :

Susie-Anne Lecavalier

Nom du prédécesseur :

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

 

.